仕事がデキる人の資料整理のコツとは?
暗記が苦手でも資料整理がきちんど出来ていればコールセンターの仕事は勤まります。
ですが資料整理が苦手な方はどうしたら整理整頓できるのか?
仕事が出来る人の机は綺麗に整頓されている事が多いです。
机の上が溢れ返っている人は効率が下がるので残業していたりします。
山の机を見ると周りからは忙しそうに見えます。
ですが、同じ業務量をこなしていても、机にものが少ない人もいます。
その違いは何なのか??
それは整理整頓が出来ていないからです!!
整理整頓が苦手な方の特徴とは?
- 机の上が資料だらけで、どこに何があるか解からない
- デスクの下にも荷物が沢山あってスペースが狭い(足が動かせない)
- 必要な書類がすぐに取り出せない
- 隣の机に、自分のものが侵入してしまう(これは本当に迷惑ですよ!)
- はさみやのり等同じものが複数ある(ひとつあれば十分です)
- どこに物があるかいつも探している
と、大体こんな感じでしょうか?
あなたはいくつ当てはまりましたか?
ひとつでも当てはまる方は今すぐ整理整頓をしていきましょう!!
デスクが書類の山になる人・・・いらない書類は捨てましょう。
捨てないから溜まります。
(捨て時が解からず、何となく心配でためている方も結構います)
捨てましょう!
書類が溜まってしまうと、書類を探すだけで1日約20分のタイムロスをしてしまいます。
書類の紛失や情報漏えいにもつながるので、デスク周りの書類を整理することはとても大切です。
私は以前、隣の机の方の書類がなぜか置いてあり、お客様情報が紛れ込みそうになったことがありました。
情報漏えいに繋がります。
本当に危ないです!
どうして机が資料の山になってしまうのか?
- 仕事の優先順位がつけられず書類が整理できない
- いる・いらないの判断を先延ばしにして、とりあえず机に置いてしまう
- いつか必要になるかもと思って捨てられない
大体がこんな感じだと思います。
仕事上のミスが発生しやすい
書類をきちんと管理できていないため、他の人と情報共有がうまくできず、そのことが原因でミスを起こしがちです。
書類を探す時間が必要ですから、情報共有にも時間がかかり非効率的です。
自分自身も、把握しているつもりでも把握出来ていなくてミスをしてしまいます。
と、非効率なことばかりです。
具体的にどうやって整理整頓すればいいのか?
いつか見るかもしれないと心配で置いている書類。捨てましょう。
古い書類。最新の情報だけ残して古いものはすてましょう。
同じ書類がある場合。ひとつあれば十分です。捨てましょう。
電子データで確認できるもの。捨てましょう。
何でもすぐに印刷せずに、あまり見ない書類は電子ファイルで確認し、印刷しないなど工夫することも大切です。
使う頻度が高いものは、そばに置いておきます。
- そばに置いておくものと、すぐに使わないが必要なものと分けておく。
- ファイルは必ず見出しを書く。インデックスなどをつけてすぐ解かるようにしておく。
- とりあえずで、ファイルしてしまう場合も「とりあえず」で綴ったことが解かるようにしておく。後できちんと整頓できるようにすること。
- ファイルは立てて保管(背表紙が見えるようにしておく)
まとめ
整理整頓が出来る人は、頭の中も整理されているので無駄が少ないです。
山の机の人は、頭の中も整理整頓できてないので効率が悪い場合が多いです。
同じ仕事をしていても、早くて正確な人。遅いのにミスが多い人がいます。
そうならない為にも日ごろ方心がけていきましょう!!